En organisant et en automatisant mieux certaines tâches, nous pouvons gagner du temps, non seulement au travail, mais aussi dans notre vie privée.
Anneleen Vanlommel aide les entreprises dans la gestion de leur expérience client, l’engagement des employés ou encore la productivité. Pour elle, lorsque nous pensons à l’automatisation, nous pensons souvent à notre environnement de travail professionnel. Des robots qui prennent en charge certaines de nos tâches ou des outils numériques qui devraient nous faciliter la vie. Mais nous pouvons aussi optimiser notre temps pour en gagner dans notre vie privée. “Consciemment ou inconsciemment, la plupart d’entre nous ont déjà fait le premier pas. Dans de nombreux foyers, par exemple, la poussière est aspirée automatiquement par un aspirateur-robot, de même que la pelouse est tondue par une tondeuse-robot. Cela nous fait gagner au moins deux heures par semaine. Voilà pour les tâches que vous pouvez automatiser directement.”
Vous pouvez ainsi gagner du temps dans toutes les tâches qui sont répétitives en les plaçant sous forme d’une checklist ou d’une structure en arborescence. Cela vous évitera de commettre les mêmes erreurs à plusieurs reprises ou d’oublier des choses. Cette automatisation peut s’appliquer par exemple à la déclaration des cotisations sociales trimestrielle pour les indépendants, à une explication pour l’aide-ménagère ou au contenu d’une valise pour les vacances d’été. Toutes ces actions se prêtent parfaitement à l’écriture du processus. Etes-vous souvent en déplacements ? Achetez les articles de toilette en double et laissez une trousse de toilette toute prête, de sorte que vous n’ayez qu’à l’emporter avec vous.
Programmer les courses!
Une autre tâche ménagère récurrente, ce sont les courses d’alimentation. Après une semaine de travail chargée, il ne reste plus beaucoup de temps et/ou d’énergie à une personne lambda pour penser à ce qu’elle va cuisiner et manger la semaine suivante, et encore moins pour faire les courses. Pourtant, nous sommes nombreux à passer du temps le samedi matin à faire des listes de courses, pour ensuite perdre encore plus de temps au supermarché quelques heures plus tard.
Or, il existe des solutions : les services de livraison de repas (sains et équilibrés même) sont partout, et cela ne doit même pas coûter si cher. Ou, il existe également des options amusantes pour les débrouillards en informatique. Mettez vos repas préférés dans une base de données (“Notion” est l’outil par excellence), faites des menus hebdomadaires et programmez les différents ingrédients nécessaires dans l’application en ligne de votre supermarché préféré. Il ne vous reste plus qu’à valider la commande et à récupérer vos courses à la même heure chaque semaine. Vous ne voulez pas sortir de chez vous? Delhaize, Carrefour et Albert Heijn livrent également à domicile !
Pensez aux abonnements
Diverses entreprises proposent leurs services sous forme d’abonnement. Vous choisissez celui qui vous convient le mieux, vous payez et puis vous en profitez pendant le reste de l’année. Des fleurs fraîches ? La plupart des fleuristes vous proposeront un abonnement. Des chaussettes trouées ou orphelines? Chez Socksurprise, on vous surprend chaque mois avec une nouvelle paire. Saviez-vous que vous pouvez même souscrire à un abonnement pour vous faire livrer des cure-dents ou des cornichons ?
Maintenant, vous vous dites : “C’est génial pour ceux qui peuvent se le permettre financièrement, mais moi je ne peux pas ! A moins de gagner à la loterie…”
Personnellement, j’applique le calcul suivant : supposons que vous gagnez 100 euros bruts de l’heure et qu’il vous reste environ 40 euros nets. Tout ce qui vous coûte moins de 40 euros par heure et vous permet de travailler une heure de plus ou d’être plus productif mérite d’être pris en considération. Cela vous permet de générer un revenu supplémentaire, et est-ce que cela vous permet aussi de passer plus de temps (et du temps de qualité !) avec votre partenaire, vos amis ou votre famille ? Dans ce cas, je l’envisagerais également.
Malgré tout vous êtes toujours à court de temps ? Vous pouvez déléguer des tâches aussi. Il est tentant de confier son travail à quelqu’un d’autre parce qu’on n’a pas le temps de s’en occuper, mais comme me l’a dit un jour Lien De Pau, entrepreneur de liberté : ” Externaliser un processus de merde ne fait que vous donner plus de merde en retour.” (“Een shitty proces uitbesteden, geeft je alleen maar meer shit terug”). Il faut donc d’abord automatiser et ensuite seulement déléguer.
Checklist de contrôle pour une plus grande automatisation
Je voudrais donner quelques conseils supplémentaires à ceux qui veulent se lancer tout de suite dans l’aventure:
1. Réfléchissez aux services que vous pouvez intégrer dans une formule d’abonnement. Le laveur de vitres, le jardinier, le fleuriste. Vos fournisseurs de services habituels ne proposent pas d’abonnement ? Demandez-leur s’ils sont ouverts à cette idée. Si oui, vous pourrez organiser un rendez-vous récurrent et mettre en place un ordre de paiement.
2. Chaque tâche à laquelle vous avez pensé deux fois, c’est une pensée de trop. Mettez en place un système pour externaliser votre mémoire. Notez chaque “oh, je dois faire ça” dans ce système. Structurez-le de manière à pouvoir récupérer les informations au bon moment. Par exemple, si vous êtes dans un bus, un train ou dans une salle d’attente, consultez la liste des personnes que vous devez encore appeler ou à qui vous devez envoyer un e-mail.
3. Notez tous les processus que vous devez effectuer plus d’une fois. Ce n’est pas la même femme de ménage qui passe chaque semaine ? Transcrivez vos instructions dans un document et imprimez-le.
4. La perfection n’existe pas. La première version est un bon début. Après le passage d’une nouvelle aide-ménagère, vous aurez alors plus l’inspiration pour voir ce que vous devez expliquer plus en détail et vous améliorez ainsi votre liste au fur et à mesure. Après votre premier rapport trimestriel, vous découvrirez aussi ce qui pourrait être amélioré.
5. Arrêtez de plier vos sous-vêtements.
Anneleen Vanlommel
Anneleen Vanlommel aide les entreprises dans la gestion de leur expérience client, l’engagement des employés ou encore la productivité. Pour elle, lorsque nous pensons à l’automatisation, nous pensons souvent à notre environnement de travail professionnel. Des robots qui prennent en charge certaines de nos tâches ou des outils numériques qui devraient nous faciliter la vie. Mais nous pouvons aussi optimiser notre temps pour en gagner dans notre vie privée. “Consciemment ou inconsciemment, la plupart d’entre nous ont déjà fait le premier pas. Dans de nombreux foyers, par exemple, la poussière est aspirée automatiquement par un aspirateur-robot, de même que la pelouse est tondue par une tondeuse-robot. Cela nous fait gagner au moins deux heures par semaine. Voilà pour les tâches que vous pouvez automatiser directement.”Vous pouvez ainsi gagner du temps dans toutes les tâches qui sont répétitives en les plaçant sous forme d’une checklist ou d’une structure en arborescence. Cela vous évitera de commettre les mêmes erreurs à plusieurs reprises ou d’oublier des choses. Cette automatisation peut s’appliquer par exemple à la déclaration des cotisations sociales trimestrielle pour les indépendants, à une explication pour l’aide-ménagère ou au contenu d’une valise pour les vacances d’été. Toutes ces actions se prêtent parfaitement à l’écriture du processus. Etes-vous souvent en déplacements ? Achetez les articles de toilette en double et laissez une trousse de toilette toute prête, de sorte que vous n’ayez qu’à l’emporter avec vous.Programmer les courses!Une autre tâche ménagère récurrente, ce sont les courses d’alimentation. Après une semaine de travail chargée, il ne reste plus beaucoup de temps et/ou d’énergie à une personne lambda pour penser à ce qu’elle va cuisiner et manger la semaine suivante, et encore moins pour faire les courses. Pourtant, nous sommes nombreux à passer du temps le samedi matin à faire des listes de courses, pour ensuite perdre encore plus de temps au supermarché quelques heures plus tard.Or, il existe des solutions : les services de livraison de repas (sains et équilibrés même) sont partout, et cela ne doit même pas coûter si cher. Ou, il existe également des options amusantes pour les débrouillards en informatique. Mettez vos repas préférés dans une base de données (“Notion” est l’outil par excellence), faites des menus hebdomadaires et programmez les différents ingrédients nécessaires dans l’application en ligne de votre supermarché préféré. Il ne vous reste plus qu’à valider la commande et à récupérer vos courses à la même heure chaque semaine. Vous ne voulez pas sortir de chez vous? Delhaize, Carrefour et Albert Heijn livrent également à domicile !Pensez aux abonnementsDiverses entreprises proposent leurs services sous forme d’abonnement. Vous choisissez celui qui vous convient le mieux, vous payez et puis vous en profitez pendant le reste de l’année. Des fleurs fraîches ? La plupart des fleuristes vous proposeront un abonnement. Des chaussettes trouées ou orphelines? Chez Socksurprise, on vous surprend chaque mois avec une nouvelle paire. Saviez-vous que vous pouvez même souscrire à un abonnement pour vous faire livrer des cure-dents ou des cornichons ?Maintenant, vous vous dites : “C’est génial pour ceux qui peuvent se le permettre financièrement, mais moi je ne peux pas ! A moins de gagner à la loterie…”Personnellement, j’applique le calcul suivant : supposons que vous gagnez 100 euros bruts de l’heure et qu’il vous reste environ 40 euros nets. Tout ce qui vous coûte moins de 40 euros par heure et vous permet de travailler une heure de plus ou d’être plus productif mérite d’être pris en considération. Cela vous permet de générer un revenu supplémentaire, et est-ce que cela vous permet aussi de passer plus de temps (et du temps de qualité !) avec votre partenaire, vos amis ou votre famille ? Dans ce cas, je l’envisagerais également.Malgré tout vous êtes toujours à court de temps ? Vous pouvez déléguer des tâches aussi. Il est tentant de confier son travail à quelqu’un d’autre parce qu’on n’a pas le temps de s’en occuper, mais comme me l’a dit un jour Lien De Pau, entrepreneur de liberté : ” Externaliser un processus de merde ne fait que vous donner plus de merde en retour.” (“Een shitty proces uitbesteden, geeft je alleen maar meer shit terug”). Il faut donc d’abord automatiser et ensuite seulement déléguer.Anneleen Vanlommel
